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Trucos y tips para Microsoft Excel

Trucos y tips para Microsoft Excel

Excel más fácil y sencillo, lo que debes saber si comienzas a usarlo. Como crear tablas, gráficos, dar formato y un estilo personal a tus documentos de forma rápida. Como insertar la fecha, hora, imágenes. Las combinaciones de teclas más útiles e imprescindibles.

Excel es un programa para crear y procesar hojas de cálculo, está incluido en la suite o paquete de programas Office de Microsoft.
Con Excel podemos crear tablas, listas, gráficos, y procesar todo tipo de datos ya sean numéricos o alfanuméricos (letras).
Se utiliza mucho en el sector empresarial en tareas de economía, contabilidad, estadística, financieras, ventas, así como por investigadores, científicos, estudiantes y por cualquiera que necesite crear informes o guardar datos de forma ordenada en un documento.
En la vida real la gran mayoría de los que abrimos una hoja de cálculo de Excel no somos especialistas en lo absoluto y solo necesitamos usarlo esporádicamente como una herramienta auxiliar en nuestro trabajo, estudio o en el hogar.

Las acciones elementales en Excel


Copiar el contenido de una celda

Para copiar el contenido de una cela a otras adyacentes rápidamente, da un clic en el pequeño cuadrado del vértice inferior izquierdo y sin soltar el botón arrastra sobre las celdas donde se quiere pegar.
Es posible pegar el valor, pero también solo el formato, para eso da un clic en el icono que aparece de “Opciones de autorrelleno” y selecciona lo que se necesite pegar.
Copiar el valor y el formato de una celda en Excel

Otras opciones son:
• Copiar el valor de una celda superior: CONTROL + J
• Copiar el valor de la celda a la izquierda: CONTROL + D


Escribir el mismo valor en varias celdas

Podemos insertar el mismo valor en varias celdas al mismo tiempo.
Haz lo siguiente:

• Selecciónalas arrastrando el cursor o usando la tecla CONTROL si no están adyacentes.
• Escribe el valor.
• Presiona las teclas CONTROL + Enter.

 

Cambiar el formato de las celdas

Algunas combinaciones de teclas permiten cambiar el formato de una celda rápidamente:

Poner en negritas: CONTROL + 2 (También Control + N)
Poner en cursiva: CONTROL + 3 (También Control + K)
Subrayar: CONTROL + 4 (También Control + S)
Tachado: CONTROL + 5

 

Insertar una nueva hoja en un libro de Excel

Al crear un libro nuevo este tiene tres hojas que se pueden seleccionar por las pestañas en la parte inferior izquierda.
Para agregarle otra usa las teclas MAYUS + F11, se agregará y ocupará el lugar de la primera.


Crear una nueva línea en una celda

Cuando agregamos texto en una celda texto y sobrepasa sus límites, hay dos formas de lograr que se muestre correctamente:

Usar la opción Ajustar texto. Da un clic en el botón “Ajustar texto” de la herramienta Alineación.


Crear un salto de línea. Para crear un salto de línea da un clic donde terminará una de ellas y usa las teclas ALT + ENTER.

Dos opciones de ajustar el texto en una celda de Excel
El resultado parece el mismo pero son totalmente diferentes, lo que puede comprobarse dando más ancho a la columna temporalmente.

Crear tablas y gráficos mas fácil en Excel

 

Crear una tabla en Excel con los valores de las celdas seleccionadas

Crear una tabla en Excel seleccionando los datos es algo sencillo, se puede escoger entre varios estilos y posteriormente personalizarla.

Para crear una tabla selecciona las celdas que contienen los valores.
En la sección Estilos de la ficha Inicio da un clic en: “Dar formato como tabla”.
En el menú escoge uno de los estilos.
Si no quedas satisfecho usa las teclas CONTROL + Z y vuelve a comenzar.

Guíate por la siguiente imagen de ejemplo:
Crear una tabla en Excel seleccionando un rango de celdas

Usar el formato condicional en las tablas de Excel

El formato condicional es simplemente darle un formato diferente a cada celda, de acuerdo a su valor.
En la siguiente imagen de ejemplo se muestra cómo usarlo en una columna de una tabla, para mostrarnos de color verde los valores óptimos (en este ejemplo) y en una escala que va hasta el rojo con los valores mínimos, las otras celdas.
Como darle el formato condicional a una columna de un tabla en Excel

Crear un gráfico en Excel con los valores de las celdas seleccionadas

Para crear un gráfico rápidamente que se abra en una nueva pestaña, solo selecciona las celdas que contienen los valores y presiona la tecla F11.
Prueba varias combinaciones seleccionando áreas diferentes.
Posteriormente para personalizar el grafico a tu gusto usa la ficha: “Herramientas de gráficos”.
Una opción aún más sencilla es incrustar un gráfico en la misma hoja, para eso usa las teclas: ALT + F1.
Como crear un gráfico en Excel solo seleccionando las celdas que contienen los valores

Crear una página web con el gráfico

También tienes la opción de crear una página web con el grafico hecho.
Para eso usa el menú: “Archivo -> Guardar como…”
En Tipo selecciona: “Pagina web”.
Marca en Guardar: “Selección gráfico” y presiona el botón: “Publicar”.
Si solo te interesa la imagen creada, recupérala de la carpeta auxiliar de la página en la ubicación donde se guardó.

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